zoek
telSpoed & crisis

Dossier 

Volgens de Jeugdwet moet een medewerker van een jeugdbeschermingsorganisatie (GI) zoals 
Jeugdbescherming west een dossier maken. Dit is nodig om goede hulp te bieden aan het kind. Een 
dossier is een verzameling van papieren en/of digitale gegevens. Het dossier bevat informatie over 
een kind. Daarnaast bevat het dossier informatie over gezinsleden van het kind en mogelijk andere 
personen. Die informatie wordt gebruikt bij de kinderbeschermingsmaatregel (ondertoezichtstelling en 
voogdij), jeugdreclassering of vrijwillige hulp door JBw. 
 

Hoe gaan wij om met uw gegevens?  

Iedereen die bij Jeugdbescherming west werkt, heeft een wettelijke plicht om geheim te houden wat 
hij of zij over u weet. 
Om u en uw gezin goed te kunnen helpen, mogen de volgende mensen uw dossier bekijken: 
  • Jeugdbeschermers die u en uw gezin begeleiden; 
  • Ondersteunende medewerkers, zoals onze juristen; 
  • Leidinggevenden die controleren of het werk goed wordt gedaan of ondersteunen bij klachten vanuit ouders en/of kinderen. 
Soms mogen ook andere personen, zoals toezichthouders, uw dossier inzien. Meer hierover leest u in 
onze privacyverklaring. 
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Als er toch per ongeluk informatie bij iemand 
anders terechtkomt, melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). U krijgt daar dan bericht 
over. 
Heeft u een vraag of opmerking over hoe wij met uw gegevens omgaan? Lees op onze website onze 
privacyverklaring. Heeft u hier vragen over? Bespreek dit dan met uw jeugdbeschermer. U kunt ook 
contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze persoon geeft 
onafhankelijk advies. In onze privacyverklaring leest u hier meer over. 
 

Wilt u uw dossier bekijken? 

Volg dan de volgende vijf stappen. 
 

Stap 1: Verzamel de juiste documenten 

De informatie die u invult in het online formulier wordt niet opgeslagen als u de webpagina sluit. Zorg 
daarom dat u de juiste documenten heeft. Zo kunt u het formulier in één keer invullen en hoeft u niet 
opnieuw te beginnen. U heeft het volgende (mogelijk) nodig bij de aanvraag: 
  1. Een kopie van uw legitimatiebewijs (verplicht); 
  2. Eventueel: een ondertekende toestemmingsverklaring van iemand anders, als u gegevens 
    van die persoon wilt inzien (afhankelijk van wat u wilt zien); 
  3. Eventueel: een kopie van het legitimatiebewijs van de persoon die toestemming geeft 
    (afhankelijk van wat u wilt zien); 
  4. Eventueel: een uittreksel uit het gezagsregister (afhankelijk van wat u wilt zien); 
  5. Eventueel: een kopie van het legitimatiebewijs van het kind (afhankelijk van wat u wilt zien); 
Hieronder vindt u meer informatie over deze documenten. 
 

Wat heeft u nodig? 

In ieder geval: 

  1. Een kopie van uw legitimatiebewijs (geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs).  
Let op: gebruik een veilige kopie waarop uw foto, BSN en nationaliteit zijn afgeschermd. U kunt 
hiervoor de KopieID-app gebruiken. 
Mogelijk: 

        2. Een ondertekende toestemmingsverklaring van iemand anders, als u gegevens van die persoon wilt inzien. 

Soms staan er in uw dossier ook gegevens van anderen. U mag die gegevens niet zomaar bekijken. 
De persoon om wie het gaat moet schriftelijk toestemming geven. Dat kan onder andere met een 
toestemmingsverklaring van Jeugdbescherming west. U kunt deze verklaring (en de kopie van het 
legitimatiebewijs) uploaden bij stap 4. Het is niet verplicht om één of meerdere 
toestemmingsverklaringen te uploaden. Als u geen toestemmingsverklaring(en) uploadt, worden de 
gegevens van die persoon of personen weggehaald uit het dossier dat u krijgt. 
 
De toestemmingsverklaring kunt u hier downloaden: [invoegen link]. Meer informatie over wanneer 
toestemming nodig is, vindt u op jeugdconnect.nl/privacy.  
Bent u een professional? Dan heeft u een toestemmingsverklaring of een machtiging nodig van uw 
cliënt. 
Voorbeeld 1:​
U bent oud-cliënt en vraagt uw dossier op. U heeft twee ouders en een broer en zus.​
U mag hun gegevens niet automatisch inzien. Alleen als zij toestemming geven, mag u die gegevens 
ontvangen. 
 
Voorbeeld 2: 
Uw kind is 16 jaar. U wilt de gegevens van uw kind inzien. U heeft gezag over het kind. Als het kind 16 
jaar of ouder is, mag u de gegevens niet automatisch inzien. Alleen als uw kind toestemming geeft, 
mag u die gegevens ontvangen. 
 

      3. Een kopie van het legitimatiebewijs van de persoon die toestemming geeft. 

Jeugdbescherming west heeft ook een (veilige) kopie van het identiteitsbewijs van de persoon of 
personen die toestemming geeft/geven, nodig. Ook deze kunt u uploaden bij stap 4.  
       4. Een uittreksel uit het gezagsregister 
Wilt u gegevens van een kind jonger dan 16 jaar bekijken? Dan moet u ouder met gezag of voogd zijn. 
Als Jeugdbescherming west niet meer betrokken is bij het kind, moet u laten zien dat u het gezag of 
de voogdij heeft. Dat kan met een uittreksel uit het gezagsregister. Het aanvragen van dit uittreksel is 
gratis en mag maximaal 3 maanden oud zijn. Zo vraagt u een uittreksel uit het gezagsregister aan:
  1. Ga naar Gezagsregister | Rechtspraak
  2. Klik op ‘Uittreksel gezagsregister opvragen’
  3. Klik op ‘opvragen bij de rechtbank’
  4. Kies een rechtbank (maakt niet uit welke)
  5. Vraag het uittreksel aan (kan vaak aan de balie, per post of per e-mail)
  6. U ontvangt het uittreksel binnen 5 werkdagen 
Krijgt u een ‘leeg’ uittreksel? Dan is er geen uitspraak van de rechter. Het gezag is dan geregeld zoals 
de wet dat bepaalt. Upload het uittreksel bij stap 4 van de aanvraag. 
Voorbeeld:​
U wilt het dossier van uw kind van 10 jaar bekijken. Jeugdbescherming west is niet meer betrokken bij 
uw kind. U moet dan een uittreksel uit het gezagsregister meesturen zodat wij kunnen beoordelen of u 
gezag heeft over uw kind. 
5. Een kopie van het legitimatiebewijs van het kind
Als u gegevens van uw kind jonger dan 16 jaar wilt zien, moet u ook een veilige kopie van zijn of haar 
legitimatiebewijs meesturen. Gebruik hiervoor de KopieID-app. 
 
(Voor later:  
1.Bij een verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming moet de verzoeker bij 
het verzoek een grond aangeven en het verzoek moet de aan te brengen wijzigingen 
bevatten. Dit kan worden ge-upload verderop.) 
 
Heeft u hulp nodig? Vraag dan iemand die u vertrouwt om mee te kijken met het doen van de 
aanvraag. U kunt ook hulp vragen aan een juridisch adviseur, zoals een advocaat of het Juridisch 
Loket. 
Vragen?​
Mail naar: inzageteam@jeugdbeschermingwest.nl

Aanvraagprocedure